Kvalitativní hodnocení nabídek metodou m4E

Ideál hodnotícího kritéria

Zadavatel by měl mít pro běžnou praxi k dispozici sadu hodnotících kritérií, které bude možno používat

• bez zásadních úprav na široké spektrum zakázek

• opakovaně

• jednoduše

• ve vlastní režii zadavatele

• transparentně

Vše výše uvedené splňuje metoda Best Value Approach (BVA), resp. její část věnovaná výběru dodavatele, Best Value Procurement (BVP), která je silným inspiračním zdrojem metody m4E.

Aby m4E fungovala správně, je nezbytné, aby zadávací dokumentace obsahovala výslovné vyjádření účelu veřejné zakázky – toho, „co má být splněno“. Zatímco účel veřejné zakázky je z kategorie představ, předmět veřejné zakázky je popsán konkrétními minimálními technickými podmínkami – požadavky na to, „co bude splněno“. Když je účel veřejné zakázky výslovně vyjádřen a když jsou v zadávacích podmínkách zastoupena efektivní hodnotící kritéria, lze případnou disproporci mezi účelem a předmětem účinně řešit. Účel veřejné zakázky je v kontextu hodnotících kritérií proto třeba vnímat jako generální preferenci toho, k čemu mají dodavatelé v jednotlivých kritériích směřovat.

Hodnotící kritéria m4E

V základní variantě nabízí m4E následující skladbu hodnotících kritérií:

• odborná úroveň

• rizika

• pokročilé řešení

• vlastnosti a schopnosti projektového manažera

• nabídková cena

m4E - Odborná úroveň

Hodnotícím kritériem Odborná úroveň jsou dodavatelé vybízeni k uvedení tvrzení o své odbornosti, které bude přínosné pro naplnění účelu veřejné zakázky. Tvrzení o odborné úrovni dodavatele je přitom hodnoceno pozitivně jedině tehdy, pokud je jeho efekt, tj. onen vztah k účelu veřejné zakázky, vyjádřen číselnou hodnotou. Dalším předpokladem pro pozitivní hodnocení tvrzení je pak skutečnost, že efekt tvrzení je ověřený a jeho dosažení na konkrétní veřejné zakázce je tak reálné.

Díky své otevřenosti umožňuje takto konstruované kritérium všem dodavatelům stejnou měrou projevit svou odbornost. Pokud povede k maximalizaci účelu veřejné zakázky a dodavatelé budou schopni tento efekt odbornosti ve vztahu k účelu vyčíslit i prokázat jeho reálnost, získají maximální bodový zisk.

m4E - Rizika

Smyslem kritéria Rizika je bodově zvýhodnit dodavatele, který je schopen identifikovat potenciální rizika konkrétní veřejné zakázky a díky předchozím zkušenostem, schopnostem či odborným znalostem eliminovat možnost jejich vzniku či alespoň minimalizovat jejich dopad. Pro hodnocení v rámci m4E lze za relevantní označit riziko, které

• může ztížit či dokonce ohrozit naplnění účelu veřejné zakázky

• je rizikem zadavatele

• dosahuje určité (zadavatelem předem stanovené) finanční významnosti

• lze řešit opatřením s ověřeným, reálným efektem

Za taková opatření, kterými dodavatelé prokáží vysokou efektivitu ve schopnosti riziko eliminovat či alespoň zmírnit jeho negativní dopad, obdrží maximální množství bodů.

m4E - Pokročilé řešení

Hlavním cílem kritéria Pokročilé řešení je umožnit dodavatelům nabídnout více (vyšší hodnotu) nad minimální požadavky zadavatele. Minimální požadavky přitom mohou být jen vylepšeny, avšak nikoli popřeny, a to ani z části. I toto kritérium reaguje na zadavatelem vymezený účel veřejné zakázky. Dodavatelé tak hledají „mezery“ mezi účelem veřejné zakázky a jejím předmětem a navrhují taková vylepšení, která povedou k lepšímu dosažení účelu.

Zadavatel vedle toho vymezuje i požadavky na adekvátnost jednotlivých vylepšení; tzn., že stanoví limity pro vylepšení, zejména z hlediska jejich vlivu na čas a cenu realizace veřejné zakázky, příp. náklady v souvislosti s provozem stavby či jiného předmětu veřejné zakázky.

m4E - Vlastnosti a schopnosti projektového manažera

Součástí m4E je rovněž kritérium, které zadavateli umožňuje interaktivní formou ověřit, zda je klíčová osoba (projektový manažer) na straně dodavatele skutečně schopna vést realizaci předmětné veřejné zakázky, resp. zda tato osoba má zadavatelem požadované osobnostní vlastnosti a manažerské schopnosti; ty jsou přitom předem v zadávacích podmínkách uvedeny.

Průběh ověření těchto vlastností a schopností, tj. pohovoru, je řízen zadavatelem, nesmí jít o volnou prezentaci dotazovaného; de facto se tento pohovor podobá pohovoru uchazeče o zaměstnání s jeho potenciálním zaměstnavatelem.

Průběh pohovoru je třeba vhodně zachytit; v praxi se jako ideální jeví kombinace písemného záznamu hodnocení na základě předem připraveného kontrolního listu a audiovizuálního záznamu.

m4E - Nabídková cena

V rámci m4E je s kritériem Nabídková cena pracováno tak, aby se efektivně propojilo s kritérii kvality, a výsledek hodnocení v rámci nich nijak nedevalvovalo. Proto zadavatelé stanovují

• nejvýše přípustnou hodnotu nabídkové ceny a

• hodnotu, která je považována za nejnižší možnou z hlediska hodnocení

m4E - Ověřovací fáze

Poté, co jsou nabídky vyhodnoceny, vyzve zadavatel dodavatele, který se umístil jako první v pořadí, k provedení Ověřovací fáze.

Nejprve je úkolem dodavatele potvrdit a obhájit, že hodnoty, které v nabídce uvedl ke kritériím Odborná úroveň, Rizika a Pokročilé řešení, jsou pravdivé a reálné. Projektový manažer tak komentuje a předkládá relevatní dokumenty k číselným efektům a k hodnotám, kterými prokázal reálnost dosažení efektů i na předmětné veřejné zakázce. V další části Ověřovací fáze se pak vybraný dodavatel věnuje samotné přípravě realizace veřejné zakázky.

Po skončení Ověřovací fáze zadavatel potvrdí, zda se dodavateli podařilo obhájit všechny body přidělené v příslušných kritériích, příp. rozhodne o konečném počtu bodů dodavatele. Teprve poté může zadavatel přistoupit k vydání rozhodnutí o výběru dodavatele a následně uzavření smlouvy.

Praktické zkušenosti

m4E se pomalu a jistě daří v českém prostředí prosazovat. Od Masarykovy univerzity a Vysokého učení technického¹, jejichž zaměstnanci stáli za prvními realizačními pokusy, se pozvolna šíří, a to zejména díky iniciativě Státního fondu dopravní infrastruktury. O další zadávací řízení s využitím m4E se tak aktuálně zasazují zejména správci liniové infrastruktury. Správa železniční dopravní cesty má první pilotní projekt úspěšně za sebou², Ředitelství silnic a dálnic finalizuje znění zadávacích podmínek podlimitní veřejné zakázky, zatímco Ředitelství vodních cest již vytipovalo vhodné projekty a pracovní skupina postupně rozjíždí svoji činnost.

Snad i tento článek dodá odvahu dalším zadavatelům a bude pro ně inspirací – ať už pro zadávání prostřednictvím m4E či jinak při zohlednění kvality.

1 Z posledních realizovaných zakázek viz např: https://www.tenderarena.cz/profil/zakazka/detail.jsf?id=196149, https://www.tenderarena.cz/profil/zakazka/detail.jsf?id=212266 nebo https://www.tenderarena.cz/profil/zakazka/detail.jsf?id=212235.

2 Viz https://zakazky.szdc.cz/vz00002006.