Centrum sdílených služeb Toruň (v polském jazyce TCUW – Toruńskie centrum usług Wspólnych) bylo první entitou veřejného sektoru v Polsku, která realizovala řešení založené na technologii blockchain. Služby nabízené společností Exea Data Centre a Atende umožňují Centru nahradit papírové tisky a CD pomocí zabezpečených digitálních dokumentů.
Centrum sdílených služeb Toruň poskytuje finanční, účetní, mzdové, daňové a zpravodajské služby 75 organizačním jednotkám, zejména vzdělávacím institucím, spadajícím pod městskou Radu. Jejím hlavním cílem je zvýšit efektivitu všech jednotek a optimalizovat jejich náklady prostřednictvím společného poskytování služeb z jednoho centrálního místa.
Centrum pracuje s více než 46 000 dokumenty ročně. Tak velká data generují obrovské náklady spojené s jejich zpracováním a archivací. Z tohoto důvodu se TCUW rozhodl zavést inovativní řešení trvalého média založeného na technologii blockchain. Toto řešení je určeno všem společnostem a institucím, které požadují zabezpečený archiv dat a provádějí politiku bez papíru, jako jsou banky, finanční instituce, pojišťovny a energetické společnosti.
Co je to trvalé médium? Podle polského práva se jedná o materiál nebo zařízení umožňující funkci skladování po nezbytnou dobu, vyplývající z povahy informací a účelu jejich zpracování nebo předávání informací v něm obsažených způsobem, který znemožňuje jeho změnu a která umožňuje zpětnou rekonstrukci informací ve verzi a formuláři, ve kterém byly připraveny nebo předány.
Banky musí poskytovat svým zákazníkům veškeré informace o poplatcích a nařízeních, které se mění, prostřednictvím trvalého média. Doposud to bylo prováděno poštou papírovými dopisy nebo na CD. Polský Úřad pro hospodářskou soutěž a ochranu spotřebitele odmítal možnost odeslat informace e-mailovou přílohou, protože teoreticky by banky mohly zprávu libovolně měnit nebo odstraňovat.
V současné době, kdy většina z nás má přístup k internetu a digitalizace se odehrává ve více a více oblastech našeho života, se posílání papírových dokumentů poštou stává poněkud směšným. Stejná situace platí i pro CD a DVD disky, s nimiž jsou spojeny nemalé náklady, přičemž stále méně počítačů je vybaveno jednotkami k přehrávání disků. Obě tyto formy trvalých médií jsou ekologicky nešetrné a představují velké náklady.
Atende ChainDoc, proprietární řešení, které podporuje činnost společnosti TCUW prostřednictvím ověřování dokumentů předávaných elektronicky, snižuje potřebu papíru a jiných nákladných řešení. Společnost ChainDoc byla integrována s platformou ISOD (Internet Document Circular system), což je již dříve vyvinuté řešení pro TCUW. Jejím hlavním cílem je elektronická výměna dokumentů mezi TCUW a zákazníky.
„Elektronická komunikace mezi organizacemi či odděleními je mnohem efektivnější, rychlejší, poskytuje oběma stranám úplný přístup k dokumentu a umožňuje nám omezit používání papírových dokumentů. Představte si, že pokud budeme zpracovávat 46 000 faktur ročně, budou tyto dokumenty muset být fyzicky převedeny na účetní, kteří by je zadali do finančního a účetního systému“, uvedl Paweł Modrzyński, ředitel sdíleného služby v Toruň.
ChainDoc automaticky označí finanční a účetní doklady Centra časovou známkou, takže je známo, kdy byly do systému zadány. Jejich registrace a ověřování zajišťují, že nebyly změněny třetími stranami – proto zůstávají nezměněny.
Služba je postavena na základě ověřeného enginu otevřeného blockchain kódu, který zaručuje transparentnost řešení a spolehlivost konaných činností. Jedná se o uzavřenou a privátní blockchain síť založenou na důvěryhodných uzlech počítačů umístěných v Polsku, včetně Atende a datového centra Exea v Toruni. Exea získala jako jediné centrum v Polsku prestižní Tier III certifikaci, která potvrzuje nejvyšší úroveň nabízených služeb zajišťující, že všechna uložená data jsou v plném rozsahu zabezpečena.
Celý proces zabezpečené archivace dat by nebyl dokončen bez dostatečného úložného prostoru. TCUW používá jiné inovativní řešení – software odolný proti softwaru – WORM jako službu. WORM (zápis po přečtení) je technologie uchovávání dat, která se skládá ze zápisu dat na médium bez jakýchkoli následných úprav, což brání náhodnému odstranění nebo změně důvěrných informací.
Existují WORM řešení založená na fyzických polích, která jsou nákladná vzhledem k potřebě investovat do vybavení, údržby a servisu (výměna jednotek, prostor na serveru, náklady na elektřinu, aktualizace atd.). Softwarové řešení v modelu služeb, které využívá systém paměti objektů nabízené zabezpečeným datovým centrem Exea, je mnohem efektivnější. Několik bezpečnostních mechanismů zabraňuje náhodnému i úmyslnému vydání dat a není navíc potřeba investovat do fyzického vybavení a jeho údržby. Toto řešení je tak finančně mnohem efektivnější. Aplikace datového centra Exea navíc zaručuje neomezený prostor pro data přizpůsobující se aktuální poptávce.
„ChainDoc a WORM jako služba tak tvoří moderní udržitelné trvalé řešení pro TCUW. Dokumenty Centra jsou přenášeny rychlejším, bezpečnějším a levnějším způsobem. Zaměstnanec, který dokumenty zakládá, nemusí dále zabezpečit nebo označovat dokumenty, vše se automaticky stane na pozadí. Toto trvalé médium má svou zvláštní aplikaci ve veřejném sektoru, kde spolehlivost a transparentnost všech informací má klíčový význam“, shrnuje Tomasz Pasikowski, výkonný ředitel datového centra Exea.
Důkazem závažnosti této inovativní technologie je i ocenění Muž roku, jenž v letošním roce získal prezident Centra Toruň Michał Zaleski. Ocenění bylo uděleno za řešení založené na budoucích technologiích zavedené v TCUW. Centrum coby zástupce veřejného sektoru tak připravuje cestu pro podobné veřejné organizace, mezi nimiž dosud nejsou nejnovější řešení tak častá jako na komerčním trhu.